|
مفاهيم پايه اي |
منوي اصلي | |
|
در اين قسمت سعي شده است مفاهيم پايه اي مورد استفاده در اين برنامه توضيح داده شود تا کار با برنامه به راحتي انجام گيرد. اگر معني مفهومي را در اين قسمت پيدا نکرديد به قسمت لغت نامه هم مراجعه کنيد اگر آنجا هم نبود خدمات پشتيباني نرم افزار هاي برليان را مطلع سازيد تا در عين توضيح براي شما در قسمت توضيح نيز گنجانده شود . |
||
| توليد و تبديل کالا | ||
| نحوه کار با اسناد دريافتني | نحوه کار با حسابهاي جاري | وعده تسويه يعني چه ؟ |
| ويندوز چيست ؟ | اعتبار در اين نرم افزار | آناليز نقدينگي |
|
شما حتما با سيستم مالي خود آشنا هستيد . ولي براي کار دقيقتر ذکر نکات زير خالي از لطف نميباشد
شما با فرض اينکه يک شخصيت حقيقي يا حقوقي هستيد که کار تجاري انجام ميدهيد داراي يک سيستم مالي هستيد . شما طي عمليات تجاري خود هر روز مبالغي را به صورت پول , سند , کالا و يا خدمات که همگي بنوعي با ارز رايج در دنيا سنجيده ميشود دريافت کرده و يا پرداخت ميکنيد . رد و بدل کردن اين مبالغ و يا به عبارتي بدهکار شدن و بستانکار شدن مرتبا انجام ميگيرد. در تمامي اين عملکردها , شما يا به عبارت ديگر سيستم مالي شما بدهکار يا بستانکار ميشود و يک طرف ديگر بالعکس . گاهي اوقات نيز اتفاق ميافتد که داخل سيستم شما مبلغي رد وبدل ميگردد و حتي گاهي اوقات خارج از سيستم شما اتفاق مالي ميافتد که بازهم بنوعي به سيستم مالي شما مربوط ميباشد و شما مجبور به يادداشت کردن و ثبت آن هستيد . يکي از مهمترين نکات در اين موارد دانستن محدوده اين سيستم ميباشد به عبارت ديگر شما بايد بدانيد که سيستم مالي شما از چه حسابهايي تشکيل شده است و چه حسابهايي با سيستم مالي شما در ارتباط هستند . به عنوان يک اصل کلي هر فرد يا موضوعي که نياز به داشتن صورت حساب يا مانده آن حساب در آينده باشيم به عنوان يک طرف حساب بايستي تعريف شود . در اين برنامه اين حسابها در ريز ترين حالت تعريف ميشوند و گروه بندي آنها را سيستم انجام ميدهد . به عنوان مثال : شما نياز به دانستن مانده و داشتن صورتحساب هر حساب جاري خود هستيد . لذا بايد براي هر جساب جاري يک سر فصل حساب و يا در اين برنامه يک طرف حساب تعريف کنيد . ولي در عين حال شما نياز به دانستن مانده کل حسابهاي جاري خود نيز هستيد . با تعريف هر حساب جاري برنامه صورتحساب و مانده هر حساب را به شما ارائه خوهد کرد ضمن اينکه با معرفي اينکه تمامي اين حسابها داراي ماهيت بانکي نيز هستند برنامه مانده کل آنها را در گزارش ديگري به شما ارائه خواهد کرد. توجه کنيد : خود شما مالک اين سيستم مالي هستيد و نبايد خود را به عنوان طرف حساب تعريف کنيد مگر اينکه در قالب سرمايه و يا برداشت شخصي ( ساير بدهکاران و بستانکاران و يا مديران ) تعريف کنيد . به عبارت ديگر وقتي پول نقدي به سيستم مالي شما پرداخت ميشود حساب صندوق شما بدهکار ميشود نه شما . موضوع ديگر اين است که هر وقت مبلغي رد وبدل ميشود حتما يک طرف حساب بدهکار ميشود و يک طرف حساب بستانکار . وارد کردن صحيح اين طرف حسابها به صورت صحيح بسيار مهم ميباشد اگر زماني يکي از طرف حسابهاي عملکرد خود را نتوانستيد تشخيص بدهيد کارشناسان برليان درخدمت شما هستند . نکته ديگر اينکه هميشه عملکردهاي مالي با يک ثبت مالي يا به عبارتي يک بدهکار و بستانکار خلاصه نميشوند و ممکن است يک عملکرد مالي از دويا چند ثبت تشکيل شود . در اين نرم افزار حتي الامکان سعي شده است که اين گونه عملکردها در قالب اسنادي که براي شما آشنا هستند انجام شوند و نرم افزار ثبت هاي مالي مربوطه را براي شما انجام دهد . مانند اسناد ورود و خروج کالا .
|
|
در سيستمهاي مالي دو طرفه هميشه يک مبلغ مالي که پرداخت يا دريافت ميشود يک حساب گيرنده دارد و يک حساب دهنده . طرف حسابي را که دريافت کننده مبلغ ميباشد بدهکار ناميده و طرف حسابي را که مبلغ را پرداخت ميکند بستانکار ميگويند . در سيستمهاي استاندارد حسابداري هنگام ثبت سند بجاي مشخص کردن طرف حساب بدهکار و بستانکار پس از انتخاب نام طرف حساب دو ستون بد و بس وجود دارد که اگر طرف حساب بدهکار شود مبلغ را در ستون بد مي نويسند و اگر بستانکار شود در ستون بس . در سيستم مالي برليان بجاي اينکار و جهت ساده شدن کار پس از وارد کردن مبلغ رد و بدل شده و شرح مورد نظر , اسامي طرف حسابهاي بدهکار و بستانکار را وارد خواهيد کرد . لذا کار بسيار ساده تر و روان تر انجام خواهد شد. به عبارت ديگر هميشه هنگام انتخاب اسامي بدهکار بستانکار در قسمت حساب کتاب روزانه بياد داشته باشيد کدام طرف حساب مبلغ مورد نظر را دريافت کرده بدهکار خواهد بود و کدام طرف حساب مبلغ را پرداخت کرده بستانکار خواهد بود . به عنوان مثال موقعي که مبلغي جهت هزينه اياب ذهاب از صندوق پرداخت ميشود طرف حساب هزينه اياب ذهاب بدهکار و صندوق بستانکار خواهد شد . اگر در ثبت هاي فوق مشکلي داشتيد کارشناسان برليان آماده راهنمايي شما هستند .
|
|
شما در كار روزمره خود با چكهاي وعده دار درگير هستيد . يكي از مشكلات عمده تجار پيگيري وضعيت اينگونه چكها است كه در اين برنامه سعي شده است به آسانترين وجه انجام گيرد . هنگام گرفتن اين گونه چكها برنامه شماره سريال ترتيبي به شماره چك مورد نظر نسبت ميدهد و هنگام واگذاري با همان شماره سريال چك را واگذار مينمايد . شما اگر در ابتداي كار هستيد ميتوانيد شماره سريال هاي صادره از طرف برنامه را پشت چكها يادداشت نماييد تا در آينده پيگيري چكها آسانتر باشد . ولي اگر قبلا چكهاي موجود شما طبق دفتر چك خودتان شماره سريال خورده اند ميتوانيد شماره سريال خودتان را بجاي شماره حساب در برنامه وارد نماييد تا هم شماره سريال برنامه قابل پيگيري باشد و هم شماره سريال خودتان . الف – شروع كار با برنامه : در قسمت ويرايش اسامي طرف حسابها بايستي يك طرف حساب ( به عنوان مثال با نام اسناد دريافتني يا بانك اسناد ) با ماهيت اسناد دريافتني تعريف نماييد . سپس در قسمت مشخصات طرف حسابها مشخصات چكهاي موجود در صندوق را در قسمت مربوطه وارد نماييد . ب – هنگام گرفتن چكهاي جديد وعده دار به قسمت ويرايش حساب کتاب روزانه رفته و طرف حساب مربوطه را بدهكار كرده و طرف حسابي را كه از او چك گرفته ايد بستانكار نماييد . برنامه به صورت اتوماتيك مشخصات چكهاي گرفته شده را از شما خواهد گرفت . پ – خواباندن چكها به حسابهاي جاري از قسمت واگذاري جك استفاده كنيد و نام طرف حساب را حساب جاري خود انتخاب كرده و چكهاي خوابانده شده به حساب را انتخاب كرده و به حساب جاري واگذار نماييد . ت – نقد كردن چكها از قسمت واگذاري جك استفاده كنيد و نام طرف حساب را صندوق خود انتخاب كرده و چكهاي نقد شده را انتخاب كرده و به صندوق واگذار نماييد . ث – واگذاري چكها به شخص ديگر از قسمت واگذاري جك استفاده كنيد و نام طرف حساب را شخص گيرنده چك انتخاب كرده و چكهاي مورد نظر را به شخص مورد نظر واگذار نماييد . اگر چكي به شخصي واگذار كرديد و برگشت خورد و چك را دوباره تحويل گرفتيد ميتوانيد دوباره همان چك را از همان شخص تحويل بگيريد . در اين صورت چك با شماره سريال ديگري وارد برنامه ميشود و دوباره ميتوانيد آنرا واگذار نماييد . اگر چکي را واگذار کرديد و فرد گيرنده چک اعلام کرد که چک بي محل است و برگشت خورده است ميتوانيد ضمن اينکه دوباره چک را از فرد مورد نظر تحويل ميگريد شماره و مشخصات چک را به عنوان چک برگشتي در قسمت سابقه چکهاي برگشتي ثبت کنيد تا سابقه چکهاي برگشتي افراد را نيز داشته باشيد . موارد مرتبط جهت کار در برنامه 21- عمليات روزانه و 25- واگذاري چک از اسناد دريافتني و پنجره گرفتن مشخصات چک و گزارش اسناد دريافتني است .
|
|
معمولا در حسابداري رسمي جهت كنترل وضعيت حسابهاي جاري چندين طرف حساب به نامهاي موجودي وصول شده بانك , حسابهاي در جريان وصول , اسناد پرداختني و … تعريف ميكنند . در اين برنامه با توجه به نوع طراحي , نيازي به تعريف طرف حسابهاي متعدد وجود ندارد . كافي است شما فقط نام حساب جاري خود را به عنوان يك طرف حساب وارد نماييد . بقيه تقسيم بندي ها را خود برنامه براي شما انجام ميدهد . توجه كنيد تمامي عمليات وارد شده جهت حسابهاي جاري به صورت چك در ابتدا به صورت در جريان وصول در نظر گرفته شده و مانده فوري حساب جاري ( کل اعداد وارد شده ) شما را تحت تاثير قرار ميدهد ولي موجودي وصول شده شما تغيير نميکند . بدين صورت مانده فوري كه در پنجره هاي انتخاب به شما نشان داده ميشود موجودي واقعي بانك شما نمياشد بلكه موجودي تخميني شما ميباشد . اگر بخواهيد موجودي واقعي بانك خود را داشته باشيد بايستي ابتدا به قسمت اعلام وضعيت چك رفته و وضعيت چكهاي خود را براساس اعلاميه بانك مشخص كنيد سپس در همان قسمت نوع وصول شده را انتخاب کنيد تا موجودي وصول شده را داشته باشيد . با توجه به مسائل گفته شده در قسمت اعلام وضعيت چکها شما هميشه سه نوع صورتحساب و مانده براي هر بانک خواهيد داشت : الف - همه وضعيت ها : تخمين اينکه به عنوان مثال وضعيت موجودي در ماه آينده چقدر خواهد بود . الف – به صورت وصول نشده : مقدار پولي که قرار است پرداخت شود يا دريافت شود . ب - به صورت وصول شده : جهت كنترل موجودي واقعي بانك و مغايرت بانكي البته درقسمت گزارشات , علاوه بر صورتحساب و مانده بانك كه با فيلترهاي مختلف به شما كمك ميكنند تا اعداد مورد نياز خود را بدست آوريد , گزارشهايي همچون اسناد پرداختني و وضعيت چكهاي دريافتي از طرف حسابها گنجانده شده است . هنگام شروع كار با برنامه طرف حسابي بنام حساب جاري خود تعريف نماييد و سپس در قسمت مشخصات طرف حسابها در قسمتهاي مربوطه چكهاي در جريان وصول اول دوره و چكهاي پرداختني وعده دار صادره و مبلغ موجودي واقعي اول دوره را وارد نماييد . سپس عملكردهاي دريافت و يا پرداخت از حساب جاري خود را عمل نماييد و هنگام گرفتن صورتحساب از بانك به قسمت اعلام وضعيت چكها رفته و وضعيت چكها را مشخص نماييد . موارد مرتبط جهت کار در برنامه 21- عمليات روزانه و 26- اعلام وضعيت چکها و پنجره گرفتن مشخصات چک و گزارشات بانکي است .
|
|
هنگام تجارت گاهي اوقات شما مجبور ميشويد که با طرف حساب هاي خود راجع به بدهکاري و يا بستانکاري خود وعده اي داده و يا گرفته و سپس بايستي بر اساس آن وعده عمل نماييد . به عنوان مثال جنسي را ميفروشيد و به خريدار اجازه ميدهيد که مبلغ فاکتور را يکماه ديگر پرداخت نمايد . خريدار هم بدون اينکه سندي به شما بابت خريد خود بپردازد قرار ميشود يکماه ديگر مبلغ را پرداخت کند . توجه کنيد اگر خريدار بابت خريد خود چک به تاريخ يکماه ديگر به شما بدهد خود بخود تسويه انجام شده و نيازي به اعلام وعده تسويه در نرم افزار نيست . در اين صورت شما هنگام ورود سند فروش , بايستي به نرم افزار اعلام نماييد که وعده تسويه 30 روزه ميباشد . در اين صورت نرم افزار هنگام ارائه ليست بدهکاران و بستانکاران در صورتي که شما اعلام نماييد وعده هاي تسويه را منظور کند تا يکماه ديگر مبلغ اين فاکتور در ليست بدهي آين طرف حساب منظور نخواهد شد . براي اينکه وعده تسويه در سيستم شما عمل شود شما بايستي به نکات زير عمل نماييد . 1- اگر مانده هاي اوليه طرف حسابهاي شما داراي وعده تسويه است حتما در قسمت ويرايش مشخصات اوليه طرف حسابها آنها را وارد کنيد . 2- هنگام صدور اسناد حساب کتاب روزانه و فاکتورهاي خريد و فروش با زدن کليد ALT+F12 و يا کليک روي کليد تسويه مدت تسويه را به روز وارد کنيد . توجه کنيد عمليات بانکي نبايد داراي وعده تسويه باشند چرا که خود چکها داراي تاريخ سررسيد مدت دار هستند و تاريخ سررسيد آنها به عنوان وعده تسويه بکار ميرود . 3- هنگام گزارشيگيري حتما مورد تسويه را فعال کنيد و تاتاريخ امروز را در قسمت تاريخ تسويه وارد نماييد .
|
|
شما حتما تا بحال با نرم افزارهاي ديگر کار کرده ايد . اگر نکرده ايد بهتر است يکي از سي دي هاي مباني کامپيوتر را تهيه کرده و آموزش اوليه ببينيد . کاري که معمولا يک نرم افزار انجام ميدهد در سه مرحله خلاصه ميشود : 1- اطلاعات خام را از شما ميگيرد . 2- امکانات خود را جهت کار روي آن عمليات در اختيار شما ميگذارد . 3- پس از گرفتن دستور از شما کار مورد نظر را روي اطلاعات انجام داده و گزارشات مورد نياز شما را ارائه ميکند . براي انجام هر سه مرحله لازم است نرم افزار روي صفحه نمايش با شما ارتباط برقرار کند . سابقا بعضي از اين مرحله ها مانند انتخاب امکان و يا ورود اطلاعات به صورت غير پنجره اي و يا به عبارتي باز انجام ميشد . ولي امروزه سيستم عامل ويندوز ( پنجره ) اين امکان را براي برنامه نويسان فراهم آورده است تا بتوانند اين امور را در پنجره هاي جداي از هم انجام دهند و گاهي اوقات شما بتوانيد به چندين پنجره به صورت همزمان دسترسي داشته باشيد . شناخت اصول کار با پنجره ها يکي از مباني کار با کامپيوتر ميباشد . شما وقتي کامپيوتر خود را روشن ميکنيد سيستم عامل ويندوز امکانات خود را در پنجره هاي مختلف در اختيار شما قرار ميدهد . اين امکانات ممکن است مربوط به يک نرم افزار يا چند نرم افزار باشد . وقتي نماد تصويري نرم افزار برليان را انتخاب ميکنيد پنجره اصلي نرم افزار برليان ظاهر ميشود و کنترل کار را به عهده ميگيرد و سپس نرم افزار ما نيز امکانات خود را در قالب پنجره هاي مختلف در اختيار شما قرار ميدهد . يکي از مهترين نکاتي که هنگام کار بايد فراموش نکنيد اين است که در حال کار با کدام پنجره هستيد امکان دارد روي صفحه نمايش چندين پنجره باز باشند ولي فقط يکي از آنها فعال ميباشد و کليدهاي عامل در آن پنجره عمل مکينند . معمولا پنجره اي که بالاي آن به رنگ پررنگ است پنجره فعال ميباشد و بقيه غير فعال پس اگر کليدي را فشار دهيم آن کليد امکان مربوطه در آن پنجره را فعال ميکند و به پنجره هاي ديگر کاري ندارد ضمن اينکه يک کليد ممکن است در پنجره هاي مختلف کارهاي مختلفي را انجام دهد . در نرم افزار برليان حتي الامکان سعي شده است در تمامي پنجره ها کليدها به صورت يکسان تعريف شده باشند . |
|
شما ميتوانيد در اين نرم افزار براي هر طرف حساب اعتبار بدهکاري يا بستانکاري تعريف کنيد . بايستي فقط يک نوع تعريف کنيد . در اين صورت اگر طرف حساب شما بيش از مقدار اعتبار بدهکار يا بستانکار شد نرم افزار به شما هشدار خواهد داد و در گزارش مانده حسابها نيز متيوانيد مقدار اعتبار مانده طرف حسابها را در گزارش ببينيد. |
|
گزارش آناليز نقدينگي ميتواند شما را در بررسي وضعيت نقدينگي در آينده کمک کند . منظور از نقدينگي مجموع پول نقد و چک ميباشد . استفاده از اين گزارش مستلزم رعايت موارد زير ميباشد : 1- گزارش حتما بايستي از تاريخ امروز به بعد گرفته شود و از تاريخ امروز به بعد نبايد هيچ عملکردي زده شده باشد .
2- تمامي مبالغ و فاکتورهايي که با طرف
حساب وعده شده اند تاريخ وعده آنها به نرم افزار وارد شود . 4- اگر قرار است مبلغي پرداخت يا دريافت شود در قسمت وعده هاي دريافت و پرداخت زده شود . مانند اجاره - ميزان تقريبي حقوق و .... پس از ورود اطلاعات بالا نرم افزار ميتواند به شما بگويد که وضعيت نقدينگي شما بعد از تاريخ امروز چگونه خواهد بود . اگر اطلاعات را کامل وارد نماييد اين گزارش بسيار کمک خواهد کرد تا برنامه ريزي هاي خود را دقيق انجام دهيد . توجه کنيد : کليه رکوردهاي مالي که تاريخ عملکرد آنها قبل ازتتاريخ امروز باشد جزء محاسبات محسوب نخواهند شد حتي اگر انجام نشده باشند . به عنوان مثال اگر فاکتوري را 20 روزه وعده کرده باشيد و تاريخ امروز از تاريخ تسويه فاکتور جلوتر باشد مبلغ آن فاکتور در محاسبات منظور نخواهد شد و نرم افزار آنرا تسويه شده فرض خواهد کرد حتي اگر مبلغ آنرا دريافت نکرده باشيد . به معني ديگر اگر روي وعده هاي تسويه يا تاريخ سررسيد چک و وعده هاي دريافت و پرداخت توافق جديدي بعمل آمده باشد بايستي حتما توافق جديد وارد سيستم گردد. |
|
توليد کالا در اين برنامه به صورت زير انجام ميگيرد : 1- ابتدا بايستي در قسمت اطلاعات اوليه فرمولهاي توليد را به سيستم معرفي نماييد . در اين قسمت ابتدا نام کالاي توليد شونده را وارد مينماييد و سپس اسامي اقلام تشکيل دهنده آن کالا و مقادير آنها را وارد مينماييد . اگر فاکتورهاي خريد مواد اوليه را وارد کرده باشيد نيازي به وارد کردن قيمت مواد اوليه نيست و نرم افزار براساس آخرين قيمت هاي خريد قيمت مواد اوليه را محاسبه خواهد کرد . توجه کنيد اگر در اين پنجره قيمت براي مواد اوليه وارد کنيد قيمت آنها محاسبه نخواهد شد . پس اگر ميخواهيد قيمت به صورت اتوماتيک محاسبه شود بايستي ابتدا فاکتورهاي خريد و سپس فرمولهاي توليد را وارد نماييد . نرم افزار براي پيدا کردن قيمت مواد اوليه ابتدا فاکتورهاي خريد را کنترل ميکند اگر قيمتي پيدا نکرد سپس به سراغ ثبت هاي توليد ميرود ( شايد اين ماده اوليه خود کالايي باشد که قبلا توليد شده باشد ) اگر آنجا هم قيمتي براي کالا پيدا نکرد قيمت خريد موجودي اوليه کالا را برداشت خواهد کرد اگر هيچ قيمتي براي کالا پيدا نکند قيمت 1 را اعلام خواهد کرد و شما بايستي آنرا با قيمت روز اصلاح نماييد . پس از محاسبه قيمت مواد اوليه هنگام خروج از قسمت ريز کالاهاي تشکيل دهنده قيمت تمام شده کالا محاسبه خواهد شد و در محل مربوطه درج خواهد شد . توجه نماييد هنگام وارد کردن فرمول محاسبات قيمت مواد اوليه و قيمت تمام شده فقط جهت اطلاع ميباشد و تا وقتي ثبت توليد انجام نگيرد عمليات مالي کالايي روي اين فرمول توليد انجام نخواهد شد . پس وارد کردن اين فرمول فقط جهت ساختن قالب توليد است و هنوز هيچ عمليات توليدي انجام نشده است . بعد از اين که توليد انجام شد شما بايستي به قسمت عمليات روزانه ثبت توليدات برويد و مقدار کالاي توليد شده را در تاريخ مربوطه وارد نماييد . بعد از ثبت اين رکورد برنامه مجددا قيمت هاي مواد اوليه و قيمت تمام شده کالا را محاسبه خواهد کرد . بهتر است خريدهايي را که در اين توليد دخيل نيستند وارد سيستم نکنيد و ابتدا ثبت توليدات را وارد کرده و سپس خريدهاي جديد را وارد نماييد تا قيمت آنها در قيمت تمام شده ثبت توليد شما دخالت نکنند. پس از ثبت توليد ميتوانيد گزارشات مواد اوليه مصرف شده و مواد توليد شده را در قسمت گزاراشات توليد مشاهده نماييد.
تبديل کالا براي مواردي است که کالاي شما تغيير واحد سنجش ميدهد . در اين گونه موارد بايستي هر دو کالا را با واحد هاي سنجش متفاوت تعريف نماييد و در قسمت فرمولهاي تبديل نحوه تبديل اين دو کالا به همديگر را تعريف نماييد .سپس هر گاه اين دو کالا تبديل شوند ثبت تبديل آنرا در قسمت ثبت تبديلات در عمليات روزانه تعريف نماييد .
|